Guide: 10 viktiga faktorer att ha koll på för att optimera er textillogistik

Textillogistik är precis som många andra områden något som kontinuerligt behöver ses över och optimeras. En stor mängd arbetskläder, patientkläder, sängtextilier, handdukar och andra textilier gör att flödena ofta är komplexa. Detta ställer krav på dig som ansvarig att ha koll på alla detaljer för att veta var förbättringar kan och bör sättas in. Annars är risken att textillogistiken försvårar arbetsdagen för din personal, orsakar slöseri med tid och kan föra med sig onödiga ekonomiska kostnader. Man ska heller inte underskatta den miljömässiga påverkan som textilservice medför i form av transporter och tillverkning av textilier. Även detta kan minimeras med rätt typ av optimering. 

I den här guiden går vi igenom de faktorer som är viktiga för dig att ha koll på för att kunna genomföra ständiga förbättringar kring textillogistiken i er verksamhet. Åtgärder som i slutändan kan leda till mindre tidsåtgång för personal, lägre kostnader och mindre miljöpåverkan för organisationen som helhet.  

1. Textilflödet – en bra grund att börja med

En grundförutsättning för optimering är att först och främst ha koll på hur hela textilflödet ser ut i verksamheten. Här är det en bra idé att prata med medarbetare som har hand om de olika delarna i textilflödet, såsom inköp, påfyllning, användning och tvätt. Försök få svar på dessa frågor:   

  • Var levererar textilserviceleverantören rena textilierna till er? 
  • Hur många interna leveranspunkter finns, t.ex. textilförråd och interna lager? 
  • Var hämtar personal ut textilier?  
  • Hur många återlämningsplatser för smutsiga textilier finns?  
  • Var förvaras de smutsiga textilierna? Är de separerade från de rena textilierna? 
  • Var hämtar leverantören upp de smutsiga textilierna? Hur ser hygienen ut vid godshanteringen? 
  • Hur många, och vilken typ av textil hämtas ut i genomsnitt från varje utlämningsställe? 

 

Utifrån frågorna ovan rekommenderar vi att skapa ett visuellt flödeschema över textiliernas väg genom er verksamhet för att få en bra överblick. Redan här kan du enkelt upptäcka om något i flödet behöver förbättras.  

2. Textiliernas tillgänglighet för personalen

Att nödvändiga textilier finns lättillgängliga för personalen är viktigt för att underlätta deras arbetsdag. Ifall personal t.ex. behöver förflytta sig långa sträckor för att hämta arbetskläder, patientkläder eller lakan kan det skapa onödig frustration. 

Därför rekommenderar vi att göra en kartläggning över era personalflöden. Det vill säga hur personalen rör sig i lokalerna, för att kunna placera uthämtnings- och återlämningsställen så optimalt som möjligt. Genom att effektivisera tiden för uthämtning och återlämning kan ni skapa en positiv effekt som minimerar tidsåtgång, optimerar hygienen och ger personalen en smidigare arbetsdag.  

Ett annat tips som passar extra bra gällande arbetskläder är att mäta hur lång tid det i snitt tar för personalen att hämta ut respektive lämna tillbaka arbetskläder varje dag. Det tillsammans med att ha en dialog med personalen om hur de upplever tillgänglighet och effektivitet när de hanterar textilier ger er värdefull information om var ni kan göra förbättringar. 

Vårt förslag är att låta en i personalen klocka tiden från att hen anländer till arbetsplatsen till dess att hen är ombytt och redo för dagens jobb – och vice versa. Om det går snabbt och smidigt för personalen att hämta ut och lämna sina arbetskläder förenklar det inte bara deras dagliga arbete men medför även fördelar för resten av verksamheten och miljön. Det krävs exempelvis mindre mängd textilier ifall logistiken fungerar eftersom smutsiga textilier fortare kan tvättas och användas igen. 

 På Texi har vi stor erfarenhet av kartläggningar av personal- och textilflöden och annan konsultation. Kontakta oss så hjälper vi till.  

3. Uttagskapaciteten av textilier

I samband med att ni ser över personalflöden och tiden det tar att hämta ut och lämna arbetskläder bör du även skaffa dig koll på uttagskapaciteten på de olika uthämtningsplatserna. Räkna hur många personer som kan hämta ut textilier samtidigt per minut på en specifik plats och se om det ibland, eller ofta bildas köer.  

Att på olika sätt utöka uttagskapaciteten är ett bra sätt att minska den totala tiden för uthämtning så att personal slipper vänta länge när de ska hämta textilier. Detta kan göras genom att till exempel installera fler, eller sprida ut textilskåp. Gäller det arbetskläder är det en god idé att ha textilskåp i närheten av omklädningsrummen. För textilier som används för patienter eller sängkläder är det en bättre idé att placera dem i anslutning till patientrummen. Har verksamheten istället textilförvaring i rum med hyllor, är det bra att sprida ut de mest använda typerna av textilier på fler hyllor så att personalen inte blockerar varandra.  

 

 

4. Upplevd ordning och reda på textilierna

Förutom hastighet och smidighet när textilier hämtas ut är det också viktigt att personalen upplever att det finns ordning och reda. Om det är stökigt där ni förvarar textilier skadar det inte bara hygienen men det skapar även otrivsel bland personalen. Genom att genomföra enklare undersökningar hos personalen kan ni göra förbättringar som höjer den totala upplevelsen.   

Här är ett par enkla åtgärder ni kan göra för att underlätta och höja trivseln:  

  • Ha tydlig skyltning så personal ser vilken typ av textil som finns. 
  • Var konsekventa och lägg alltid samma typ av textil på samma plats. 
  • Placera gärna hyllor, vagnar och skåp ergonomiskt så att personal slipper böja eller sträcka sig i obekväma ställningar. 
  • När det gäller arbets- eller patientkläder, se till att alla storlekar och modeller finns tillgängliga och tydligt skyltade. 

5. Interntid för administration och distribution

Att hantera textilier och arbetskläder internt kräver tid, energi och personal. Att göra textilbeställningar kan ta flera timmar i veckan för en stor organisation och utöver det tillkommer tid för att distribuera textilierna internt, ta hand om reklamationer, göra storleksförändringar o.s.v. Genom att minska dessa administrativa uppgifter går det att frigöra tid för personalen som istället kan läggas på mer värdeskapande arbete.  

För att minska administrationstiden kan man t.ex.: 

  • Nyttja automatiska beställningar till tvätteriet (om textilleverantören har möjlighet till detta).  
  • Om personalflödet tillåter det, minska antalet uthämtnings- och återlämningsställen för textilier. Då slipper servicepersonal fylla på och hämta från fler platser än nödvändigt. 
  • För en dialog med tvätteriet så att textilordrar levereras rätt paketerade från början. Då behöver inte personalen packa om och sortera upp. 

6. Hygien under textilflödet

För många verksamheter är hygienen en viktig faktor som ofta hänger ihop med smidighet för personal och att spara på resurser. Ett fungerande textillogistikflöde bidrar nämligen till ökad hygien på flera sätt. 

Om kedjan från uthämtning av textilier, till återlämning, tvätt, beställning och påfyllning, går snabbt innebär det att textillagret aldrig står tomt. På så sätt uppstår inte en brist på specifika storlekar eller produkter utan personal kan vara säkra på att det kommer finnas de textilierna de behöver.  

Uppstår det brist på textilier kan personal känna sig tvungna att bunkra arbetskläder i sina personliga skåp eller använda textilier flera gånger om. Detta skapar problem för hygienen eftersom textilier kan bli liggandes länge och samla bakterier eller komma i kontakt med privata kläder.  

Framför allt är det bra om ni ser över hur ni förvarar smutsiga textilier. Det är inte ovanligt att smutsiga textilier ligger i vagnar eller korgar precis intill rena textilier. För att undvika hygienproblem är det alltid bäst ifall rena och smutsiga textilier är helt separerade i textilkedjan. Detta görs exempelvis genom att ha returenheter i omklädningsrummen så att personal snabbt kan göra sig av med smutsiga textilier och genom separata avställningsytor vid lastkajen när rena textilier från tvätteriet lämnas av och smutsiga textilier hämtas upp. 

7. Textilstockens storlek

En viktig optimeringspunkt är storleken på er totala textilstock. Att ha en så liten textilstock som möjligt, samtidigt som den uppfyller verksamhetens behov, gynnar både personalen, ekonomin och miljön.  

Genom att ha färre modeller av varje artikel kan ni succesivt minska textilstocken samtidigt som ni gör det enklare för service- och administrativ personal. Detta tillåter er att ha fler och större mängd storlekar av t.ex. patient- och arbetskläder vilket minskar risken för att de mest använda storlekarna tar slut. Dessutom är det en lägre kostnad för verksamheten och mindre påverkan på miljön ifall ni kan ha färre textilartiklar i omlopp. 

Se därför till att ha koll på hur många artiklar ni har i nuläget, för att kunna genomföra åtgärder som minskar antalet på sikt. Automatisk inventering (genom RFID) är ett utmärkt sätt att hålla koll på textilstocken! 

8. Omsättningshastighet

Omsättningshastighet är benämningen på hur många gånger per år som ett plagg tvättas. Man kan även benämna det som den hastighet med vilken arbetskläderna cirkulerar mellan tvätteri och användare. Ofta vill man hålla omsättningshastigheten så hög som möjligt. 

Ju snabbare omsättningshastighet, desto snabbare cirkulerar arbetskläderna – vilket möjliggör färre plagg i textilstocken som uppfyller samma behov.  

Använd denna formel för att räkna ut ett medelvärde på er omsättningshastighet:  Antal levererade plagg från tvätteriet under ett år / med totala antalet plagg i textilstocken = er omsättningshastighet 

Exempel på faktorer som påverkar omsättningshastigheten är:   

  • Textiliernas lagringstid. Optimalt är att en artikel ligger still så lite som möjligt.  
  • Textilier som tappas bort, försvinner eller förvaras på fel plats. Det är viktigt att ha koll på textilier så att de inte råkar hamna i personalskåp, följa med patienter hem eller förvaras på platser som glöms bort. 
  • Antal utlämningsplatser. Färre platser innebär att artiklarna i textilstocken kan användas mer effektivt. Här bör man dock beakta intern effektivitet och bekvämlighet för personalen, så att inte avstånden till platserna blir för långa.
     

9. Svinn

Kläder som försvinner eller förstörs räknas som svinn och kostar enorma summor varje år. En vanlig siffra är att 10-12 % av textilkostnaden för stora verksamheter är relaterat till svinn. Därför är det viktigt att mäta och synliggöra hur mycket ert svinn av textilier faktiskt kostar verksamheten. Har man inga siffror är det svårt att göra någonting åt det. Vårt tips är att ta hjälp av textilserviceleverantören för att ta fram konkreta siffror på ert svinn och en gemensam handlingsplan för hur det kan minskas.  

 

 

 

 

 

10. Driftstörningar

Till sist är det självklart även viktigt att kartlägga de eventuella stopp eller störningar som uppstår i textillogistiken. Detta kan ni göra t.ex. genom att föra en loggbok som redogör för vilken typ av stopp eller störning det handlar om, vilken tidpunkt det inträffade, var det inträffade och analys av orsak.  

Med kartläggningen kan ni lättare upptäcka mönster i störningarna som hjälper till att förebygga dem. Samtidigt kan ni även se till att etablera rutiner för kontinuitet som säkerställer hur personalen får tillgång till textilierna vid eventuella driftstörningar.  

 

 

 

 

Kontakta oss

Har du frågor om våra logistiklösningar eller produkter, tveka inte att ta kontakt med oss.

Teknisk support

Kontakta Texi Service Desk för att få teknisk hjälp med din utrustning.